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Datenschutzerklärung des OLDIES e.V.

 

1.    Anlass und Verantwortlichkeit

Der OLDIES e.V. erfasst, speichert und verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder, die diese auf freiwilliger Basis für Vereinszwecke zur Verfügung stellen.

Verantwortlich für Datenerfassung, -verarbeitung und –speicherung im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze ist der Vorstand des Vereins.

2.    Mitgliedsprofil und Mitgliederverzeichnis – Einrichtung, Zugriff und Datenpflege

Gemäß seiner Satzung bildet OLDIES e.V. ein Netzwerk der Vereinsmitglieder unter einander und mit dem Department für Informatik der Universität Oldenburg. Zur Unterstützung der gegenseitigen Vernetzung der Mitglieder ermöglicht der OLDIES e.V. seinen Mitgliedern in einem nicht-öffentlichen Mitgliederbereich den Zugriff auf ein Mitgliederverzeichnis. Damit erhalten alle übrigen Mitglieder des Vereins lesenden Zugriff auf die im Mitgliederverzeichnis gespeicherten personenbezogenen Daten eines Mitglieds. Der Zugriff auf den Mitgliederbereich und somit das Mitgliederverzeichnis erfolgt über eine individuelle Nutzerkennung und ein individuelles Passwort. Das individuelle Passwort ist verschlüsselt und kann von jedem Mitglied in seinem Mitgliedsprofil geändert werden.

Den Vereinsmitgliedern wird nach ihrer jeweiligen Aufnahme in den OLDIES e.V. ein Mitgliedsprofil im Mitgliederverzeichnis eingerichtet. OLDIES e.V. unter Mitwirken der Geschäftsstelle des Department für Informatik erfasst und speichert die mit dem Aufnahmeantrag mitgeteilten personenbezogenen Daten, nicht aber die Bankverbindung des betreffenden Mitglieds bei der Einrichtung des Mitgliedsprofils in diesem.

Jedes Mitglied hat nach Aufnahme in den Verein die Möglichkeit, die Daten in seinem Mitgliedsprofil selbständig zu ändern, zu ergänzen oder zu löschen. Alternativ nimmt OLDIES e.V. nach elektronischer oder schriftlicher Mitteilung eines Mitglieds gewünschte Änderungen im Mitgliedsprofil vor. Die Löschung oder Pseudonymisierung des Namens und einer gültigen Email-Adresse eines Mitglieds bei noch bestehender Mitgliedschaft widerspricht allerdings dem Vereinszweck. OLDIES e.V. löscht das gesamte Mitgliedsprofil eines Mitglieds unverzüglich, sobald die Mitgliedschaft beendet wird.

3.    Weitere durch OLDIES e.V. erfasste, gespeicherte und genutzte personenbezogene Daten seiner Mitglieder

Ausgenommen von der Speicherung im Mitgliederverzeichnis ist die optional im Mitgliedsantrag angegebene Bankverbindung, die neben der Geschäftsstelle des Department für Informatik ausschließlich dem Vorstand des Vereins und hier insbesondere dem Kassenwart des Vereins zur Verfügung gestellt wird. Die dem Verein mitgeteilte Bankverbindung kann nur nach schriftlicher oder elektronischer Mitteilung an den OLDIES e.V. geändert oder gelöscht werden.

OLDIES e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der Spenden jährlich per Lastschrifteinzug und per Banküberweisung entgegennimmt und Spendenquittungen erstellt, und führt Banküberweisungen im Rahmen von Förderungen durch. In Verbindung mit den Bankvorgängen erhält die vom Verein verwendete Bank Namens- und IBAN-Informationen von dem jeweils involvierten Mitglied oder Zahlungsempfänger, um den Zahlungsverkehr durchzuführen. Im Rahmen des Zahlungsverkehrs gibt die Bank diese Informationen ggf. selbstständig an andere Institutionen im Bankensystem weiter, um den Zahlungsverkehr durchzuführen.

Um Spendenquittungen ausstellen zu können, werden Anrede, Name und Anschrift, Betrag und Zeitpunkt der Spende gespeichert. Im jährlichen Kassenbericht sind zu Spenden, Name, Betrag und bei Überweisungen auch die IBAN-Informationen enthalten, da insb. auch Kontoauszüge enthalten sind. Zudem sind Schriftwechsel (Email oder Brief) zu Förderanliegen im Kassenbericht enthalten. Einen Zugang zum Kassenbericht haben neben dem Vorstand die Jahresabschlussprüfer, die aus den Reihen der Mitglieder gewählt werden. Die Jahresabschlussprüfer prüfen jährlich vor der Mitgliederversammlung die Kassenunterlagen des jeweiligen Jahres. Gemäß Satzung können Mitglieder Einsicht in den Kassenbericht in den Vereinsräumen nehmen, dabei wird jedoch nicht der Kassenbericht herausgegeben. Dem Finanzamt werden im Rahmen der Steuererklärung oder bei Nachfragen Informationen zu den Spenden und Mitgliedern herausgegeben; dies beinhaltet Name, Anrede, Anschrift, IBAN-Information, Spendenbeträge, Spendenzeitpunkt. Alle kassenrelevanten Informationen (Kassenbericht, Kontoauszüge, Buchführung, Belege, Spendenquittungen, notwendige Korrespondenz zu Spenden, Förderungen und Rechnungen) sind potentiell steuerrelevant und werden im Rahmen der üblichen zehnjährigen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt. Erst im Anschluss im Rahmen eine jährliche Bereinigung werden zu Spenden Namen, Anrede, IBAN-Informationen und Kontoauszüge gelöscht.

Personenbezogene Daten, die bei Aktivitäten des Vereins etwa durch Berichte zu Veranstaltungen oder Bildmaterial entstehen, werden durch den Vorstand ausschließlich im nicht-öffentlichen Mitgliederbereich des Vereins gespeichert – zum Beispiel in einer Chronik – und nur für die interne Vereinsarbeit zur Verfügung gestellt. Ausnahmen hiervon sind nur mit ausdrücklicher Genehmigung der betroffenen Personen möglich. Auf den nicht-öffentlichen Mitgliederbereich hat jedes Mitglied in gleicher Weise wie auf das Mitgliederverzeichnis passwortgeschützten, lesenden Zugriff. Eine Berichtigung oder Löschung von personenbezogenen Daten in diesem Bereich auf Verlangen eines Mitglieds erfolgt durch den OLDIES e.V.

4.    Beschränkungen der Verarbeitung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten durch den OLDIES e.V. und seine Mitglieder

Die vom Vereinsmitglied mitgeteilten, bzw. im Profil eingetragenen personenbezogenen Daten (Name mit Vorname(n), Titel, postalische Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, URL, Angaben zur Beschäftigung, Bankverbindung, etc.), sowie die sonstigen durch den Beitritt zum Verein erzeugten personenbezogenen Daten (insbesondere Mitgliedsstatus, Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum) verarbeitet und nutzt OLDIES e.V. ausschließlich intern zur Erfüllung der Zwecke des Vereins, insbesondere zur Kontaktaufnahme mit den Vereinsmitglieder in Hinblick auf Veranstaltungen des Vereins.

Eine Weitergabe der Daten eines Mitglieds an Dritte erfolgt durch den OLDIES e.V. nur, soweit es rechtliche Bestimmungen oder die Verwaltung des Vereins unabdinglich erforderlich machen (etwa zur Durchführung des Spendeneinzugs an die ausführende Bank).

5.    Cookies und Tracking auf unseren Webseiten

Die Webseiten des OLDIES e.V. nutzen weder dauerhafte Cookies noch erfolgt ein Tracking der Nutzeraktionen. Bei Nutzung externer Links auf den Webseiten der OLDIES e.V. gelten jedoch die Bedingungen der verlinkten Webseiten. OLDIES e.V. schließt jegliche Haftung bei Nutzung extern verlinkter Webseiten aus.

6.    Rechte der Vereinsmitglieder

Jedes Mitglied kann gegenüber OLDIES e.V.

  • Auskunft über alle seine gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten,
  • eine Berichtigung unrichtig erfasster oder gespeicherter Daten verlangen bzw. selbst vornehmen,
  • die Löschung personenbezogener Daten verlangen (für steuerrelevante Daten unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten),
  • die Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten verlangen,
  • der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widersprechen,
  • einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Falls ein Vereinsmitglied der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, wendet es sich bitte an den Vereinsvorstand. Unabhängig hiervon besteht das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon: 0511 120-4500, Email: poststelle@lfd.niedersachsen.de